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Business as usual

How to make sure your team can work safely and efficiently from home. 大家都知道,为了减缓冠状病毒的传播,帮助卫生系统应对疫情,目前的情况是必要的. 我们创建了一个4步清单,以确保您和您的团队一切如常.

#1 Security

保护你的生意不受网络犯罪的侵害应该永远是你最优先考虑的事情. You’ve probably got security covered in your office already – all your computers have anti-virus software; you use a secure VPN and your data is stored away safely.

但如果你的团队开始在家工作,你就在扩大自己面临的潜在威胁. And cracks can quickly appear in your business’s protection.

When preparing for a potential office shut down, 你可能需要为你的员工提供设备和基础设施,让他们在家里完成他们的工作. 这样做时,最好采用这种方法:如果它不安全,就没有必要使用它.

 If an employee requires a computer/laptop, especially if they need access to shared networks or data, it is important they do not use a personal laptop.

For security reasons, 最好是为你的员工提供一台工作用的笔记本电脑或电脑,他们可以严格用于工作目的. 这是一个很好的方法,可以立即将您的业务风险降到最低,尤其是来自勒索软件的风险.

Here’s a quick overview of what else should be considered:

 •确保你的员工只在工作中使用认可的设备, especially if you use a VPN (Virtual Private Network, which is the safest way to work remotely)

•教育员工在家时使用设备(不要使用工作设备下载游戏等).)

 • Ensure all devices have anti-virus software

•在使用家庭wi-fi作商业用途前,确保更改wi-fi密码

• Set up multi-factor authentication

 

#2 Access to data

If your employees need to work from home, 重要的是,他们能够获得他们履行职责所需的一切.

For smaller companies, 关键是要确保所有数据都在一个可以访问的位置, to begin with. 因此,您可能需要重新考虑如何以及在何处保存数据和文件.

我们建议确保所有的数据和文件保存在一个安全的位置,并定期备份. SharePoint, Office 365的一部分是保存文件和从不同位置和设备安全访问文件的好方法.

 另一件要考虑的事情是您的员工如何访问业务应用程序,以及您的IT支持公司如何远程访问您的服务器.

 All of this can seem quite daunting, 但这里有一个非常简单的方法来弄清楚你的员工需要什么,以及如何确保他们拥有这些. For each department in your business, 考虑所有不同的应用程序,需要创建一个这样的列表:

System

How do we access?

Who needs access

Actions / Options

Email / Office 365

Online

All team members

Buy laptops for remote working

Documents

Individual devices and Dropbox

Account management team

Ensure all data is migrated over to SharePoint

 

一旦你完成了这些,你就可以为每个团队成员创建一个列表:

User

User

Access Required

Actions

Laura

Laptop and mobile phone app

Just emails and phone

Set up Office 365 Teams

Richard

MacBook

Password manager and emails

Set up a password manager

 

这是确定需要哪些应用程序的一个很好的方法, who needs them and how they can get access safely.

#3 Home office set up

如果你的员工因为冠状病毒紧急情况而必须在家工作, 显而易见的问题是:你的团队是否拥有远程工作所需的设备?

With the majority of office devices being desktop, 如果你需要购买笔记本电脑,尽早考虑是很重要的. Especially, 因为建议是为员工提供安全可靠的工作笔记本电脑, 他们是否需要访问共享网络,如果你的企业使用VPN.

 这种决定需要仔细考虑并提前做出, to ensure that the devices required are available to buy. We are already seeing increased demand for devices, 以及由于中国制造问题而造成的一些供应限制.

 You must also consider telephony systems. If your team requires access to an internal phone system, 如果你已经在使用Office 365,微软团队(Office 365)会是降低成本的更好方法吗. 或者你是否需要看看其他系统和员工的工作电话?

Here’s a quick overview of what should be thought about:

• Whether you need to buy work laptops for employees?

• Do your employees have the right internet access at home?

 •你们的员工需要什么样的电话系统,他们是否有合适的电话设备工作?

•您的员工是否需要其他额外的设备来完成在家的工作职责?

Some of your employees may find working from home difficult. Therefore, 应该尽一切努力确保你的员工在家里有一个合适的工作空间.

 我们不建议你出去给每个人买一张桌子和一把椅子. 但我们建议你与你的员工澄清他们的家庭工作环境是什么,并在可能和适当的情况下提供支持. 确保他们在家里和在办公室一样专注

 

#4 Communication, collaboration and management

For any business owner or manager, 人们总是担心员工在家工作效率不高, as they would be if they were in the office.

Therefore, clear communication, collaboration, 此外,还应实施管理渠道,以确保员工在家工作时保持专注.

这可能是查看当前流程的好机会, 目的是在冠状病毒紧急情况下改善它们. Especially if you are part of the Office 365 ecosystem, 因为那里有很多你已经可以访问和使用的应用程序.

Here’s a quick overview of what should be considered:

• Project management software

• Video conferencing

• Instant messaging / chat

• Reporting and time management

• Office 365 applications including:

• Teams

• SharePoint

 • OneNote

• Planner

 

How can we help?

You may feel like this much preparation is a bit too much, considering the current threat levels to the US.

However, 确保您的企业在冠状病毒紧急情况后能够继续运营是非常重要的. 你越早为这种可能性做好准备,你的企业就越有保障.

 对于我们的许多客户来说,这种类型的计划似乎相当令人生畏. 这就是为什么我们可以与您合作,以确保您的企业和员工拥有他们需要的一切,以继续安全地工作.

Don’t leave this too long. Let’s talk now and get your business prepared.

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